Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Euromedfin Oy:n asiakasrekisterissä ylläpidetään olemassa olevien tai mahdollisten yritys – ja organisaatioasiakkaiden ja niiden sopimusyhteyshenkilöiden sekä muiden kontaktihenkilöiden tietoja.

Euromedfin Oy noudattaa toiminnassaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassaolevaa lainsäädäntöä ja viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä sekä täyttää yleisen tietosuoja-asetuksen General Data Protection Regulationin (GDPR) vaatimukset.

Euromedfin Oy kunnioittaa asiakkaiden, potilaiden, kumppaneiden ja työntekijöiden yksityisyyttä.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa käyttötarkoituksissa:

Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu sekä yritysasiakkaan sopimus- ja muiden kontaktihenkilöiden tietojen ylläpito
Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
Asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Euromedfin liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
Myynnin, markkinoinnin ja viestinnän hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta

Millaisia tietoja kerätään

Käsittelyn kohteena olevat henkilötietosi:

Nimi ja yhteystiedot
Nimike ja sukupuoli
Vastuukuvaus
Sopimusyhteyshenkilön rooli yrityksessä
Suostumukset / kiellot markkinointiviestintään

Kuinka kauan tietoja säilytetään

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin olet yritysasiakkaamme yhteyshenkilönä. Teemme henkilötietojen poistoajon vuosittain.

Kuka käsittelee tietoja ja miten niitä luovutetaan

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Euromedfin lukuun.
Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Henkilötietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle eikä käsitellä EU-alueen ulkopuolelta.

Mistä lähteistä tiedot kerätään

Euromedfin Oy:n yritys- ja organisaatioasiakkaiden yhteyshenkilötiedot päivitetään Euromedfinin sopimustietokantaan joko sopimusyhteyshenkilön tai henkilön itsensä tekemän ilmoituksen perusteella.

Voiko suostumuksen perua

Jos käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voi suostumuksen perua milloin tahansa. Pyynnön voi lähettää osoitteeseen olga.loginov@medfin.fi

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus pyytää sinua koskevia henkilötietoja, henkilötietojen oikaisemista, henkilötietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen olga.loginov@medfin.fi

Jos toimit yrityksen tai organisaation yhteyshenkilönä, tietojasi ei voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Miten henkilötietoja suojataan

Euromedfin käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta. Euromedfin valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimusjärjestelyillä ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös heidän toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

Mihin voit ottaa yhteyttä

Tietosuojavastaava Olga Loginov olga.loginov@medfin.fi

Euromedfin Oy pitää potilasrekisteriä, joka on yhteiskäytössä Euromedfin Oy:n ja siellä toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta palvelun tuottajina.

Euromedfin Oy noudattaa toiminnassaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassaolevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä ja täyttää yleisen tietosuoja-asetuksen General Data Protection Regulationin (GDPR) vaatimukset.

Euromedfin Oy kunnioittaa asiakkaiden, potilaiden, kumppaneiden ja työntekijöiden yksityisyyttä.

Terveystietojen käyttöön liittyvät käyttötarkoitukset

potilaiden tutkimusten, hoidon sekä ennaltaehkäisevän hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta
työterveyshuolto ja työkyvyn arviointi
terveydenhuoltopalveluiden tuottaminen ja niistä raportointi yrityksille, yhteisöille ja yksityishenkilöille.
hoidon seuranta ammatillisen kehittymisen perusteella sekä hoidollisen laadun ja vaikuttavuuden varmistamiseksi ja mittaamiseksi
rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi, laskutus ja perintä, auditoinnit sekä muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät
potilaalle tarkoituksenmukaisten tarkastusten ja hoitotoimenpiteiden arvioiminen ja niistä tiedottaminen (potilaan suostumuksella)
potilaiden ja asiakaspalvelukeskuksen välisiä yhteydenpitoja (esim. puheluja) voidaan tallentaa asiakaspalveluhenkilöstön palvelun laadun varmistamiseksi sekä palvelutapahtuman todentamiseksi

Uusista palveluista informointi ja markkinointi

rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppaneiden tuotteisiin ja palveluihin liittyvä viestintä ja markkinointi
viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen asiakkaalle
asiakkaan informointi ja muistuttaminen asiakas- ja terveystietoja hyödyntäen asiakkaan terveyteen liittyvistä asioista, kuten reseptien uusimisesta, rokotuksista yms. sekä rekisterinpitäjän palveluista
potilaalle mahdollisesti sopivien kliinisten lääketutkimusten arvioiminen ja niistä tiedottaminen (potilaan suostumuksella)
rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
asiakkaiden kiinnostustietojen sekä palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden kerääminen ja seuraaminen, analysointi sekä niihin liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
etuohjelman mukaisten toimintojen ja etujen rekisteröinti ja markkinointi
asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen
etuohjelmaan kuuluvien yhteistyöyritysten etujen rekisteröint
markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen

Palautteet, viralliset selvityspyynnöt ja vaaratapahtumat

asiakaspalautteiden käsittely
potilaslain mukaisten muistutusten tai kanteluiden käsittely
muiden virallisten selvityspyyntöjen käsittely, jotka perustuvat EU:n tai Suomen lainsäädäntöön esim. tietosuoja-asetus
vaaratapahtumailmoitusten käsittely, kun henkilö on ollut potilasturvallisuuteen liittyvän tapahtuman kohteena

Millaisia tietoja kerätään

perustiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, ammatti, potilaan nimeämä lähiomainen/alaikäisen potilaan huoltajat sekä muut tunnistetiedot (esim. passikopio), tiedot voidaan tarkistaa väestötietojärjestelmästä.
suostumukset ja kiellot (Tieto siitä, salliiko potilas tietojen luovuttamiseen hoitosuhteen niin edellyttäessä Euromedfinissä toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden välillä. Henkilön suostumus- ja kieltotiedot liittyen suoramarkkinointiin sekä henkilötietojen käyttöön)
työnantajatiedot (Työterveyshuollon asiakkaiden osalta lisäksi: Työnantaja, osasto/toimipiste, ammattinimike, sairauskassan jäsenyys, työnantajien vakuutusyhtiötieto ja muut työsuhdetiedot)
terveystiedot (Potilaan hoidon kannalta eri terveydenhuollon ammattilaisten käytössä välttämättömät terveydentilatiedot (potilaskertomustiedot, lähetteet, lausunnot sekä lomaketiedot) Potilaan toimittamat terveys- ja omahoitotiedot, laboratorio-, kuvantamis- ja muut tutkimustiedot)
ajanvaraustiedot (Asiakas, päivä, ajankohta, paikka ja kenelle aika on varattu sekä ajanvaraaja ja varaamispäivä)
laskutustiedot (Hoitoa ja tutkimuksia koskevat laskutustiedot. Hoitoon liittyvät maksajatiedot)
palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien tiedot (Palaute tai selvityspyyntö ja niihin annetut vastaukset. Vaaratapahtuman kuvaus ja henkilölle itselleen annettu selvitys)
muut palveluun liittyvät tiedot (Palveluun liittyvät tyytyväisyystiedot ja kommentit rekisterinpitäjän palveluista. Toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot sekä tiedot käyttäjän haluamista palveluista. Yhteydenottohistoria. Kolmannen osapuolen rekistereistä käyttäjän nimenomaisella suostumuksella talletetut tiedot. Kanta-asiakastiedot)

Kuinka kauan tietoja säilytetään

Pääsääntöisesti säilytämme tietoja 12 vuotta kuoleman jälkeen. Ellei kuolemasta ole tietoa säilytämme 120 vuotta syntymästä.
Palautteisiin liittyvät tiedot säilytetään 5 vuotta.
Virallisiin selvityspyyntöihin liittyvät tiedot säilytetään 12 vuotta.
Vaaratapahtumiin liittyvät tiedot säilytetään 5 vuotta.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja minne henkilötietoja luovutetaan

antamasi yhteisrekisterisuostumuksen perusteella Euromedfinin sinua hoitavat eri terveydenhuollon ammattilaiset
työterveyshuoltoon liittyvät tietosi ovat kaikkien työterveyshuoltoon osallistuvien ammattilaisten käytettävissä
Kelan Reseptikeskus

Sähköiset reseptisi tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela. Lisätietoa www.kanta.fi.

Kanta Potilastiedon arkisto Terveystietosi arkistoidaan Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) (“asiakastietolaki”) perusteella. Lisätietoa www.kanta.fi.
Lisäksi asiakastietojasi tarvittaessa voidaan luovuttaa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 8 luvun ja Potilaslain (785/1992) 13§:n nojalla seuraavasti.

Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö/organisaatio/hoitopaikka tai terveydenhuollon ammattihenkilö

Hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja sinun yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, antamasi suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.

Vakuutusyhtiöt

Lakisääteiset liikenne- ja tapaturmavakuutukset. Tarpeelliset tiedot luovutetaan vakuutusyhtiölle ilman suostumusta (lain perusteella)
Vapaaehtoiset vakuutukset: tarpeelliset tiedot luovutetaan antamasi suostumuksen mukaisesti

Viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus

Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin. Tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa.

Potilaan lähiomainen tai muu läheinen

Jos olet tajuttomana tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana, voi lähiomaisesi tai muu läheisesi saada tiedon sinusta ja terveydentilastasi, jollei ole syytä olettaa, että olisit kieltänyt näin toimimasta.

Tutkimuskäyttö

Potilasasiakirjatietojen luovuttaminen tieteelliseen tutkimukseen on voimassa Potilaslain 13.4 §:n mukaisesti.

Henkilötietojasi luovutetaan EU-alueen ulkopuolelle vain sinun suostumuksella

Miten henkilötietoja suojataan

Sinun oikeutesi

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin.
Voit tehdä henkilötietoja koskevan tarkastuspyynnön kirjallisesti Euromedfin toimipaikkaan (rekisteritietojen tarkastuspyyntölomake).
Oikeus tietojen oikaisemiseen.
Voit tehdä kirjallisen oikaisupyynnön Euromedfin toimipaikkaan.
Oikeus tietojen poistamiseen.
Itse ilmoittamat tietosi voidaan poistaa sinun pyyntösi perusteella.
Muilta osin:
Terveystietojen säilytysaika määräytyy STM:n asetuksen mukaan. Tiedot poistetaan säilytysajan umpeuduttua.
Muut tiedot poistetaan ”Säilytysaika” kohdassa mainitun ajan umpeuduttua.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
Sinulla on oikeus Euromedfinin käsittelyn rajoittamiseen, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Rajoitus toteutetaan potilastietojen salaamisella.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Toinen terveydenhuollon toimija voi katsoa terveystietojasi Kanta-palveluiden kautta sinun itse antamien suostumusten ja kieltojen mukaisesti. Suostumuksia ja kieltoja voit ylläpitää Omakanta-palvelun kautta (www.kanta.fi).
Suostumuksen peruminen.
Jos käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit perua suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen voi perua toimipaikan asiakaspalvelun kautta.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, on sinulla oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.